便利貼下單

    有個合作廠商，跟他們訂購量不多，所以都是用臨時採購單，平常不備貨在倉庫中，需要多少量確定時，才每次分開單獨下單。跟其他合作廠商是固定進貨到我們的倉庫備用方式不同的原因是，這家合作廠商的產品，我暫稱為產品A，適用在我們客戶的廣度不比其他合作廠商產品廣，雖然利潤不錯，但在某次倉管部門討論會議中被決議不再合作，後來是因為這家合作廠商產品使用上還是有某些方便性，才保留上面所說依實際需要量臨時採購單模式。雖然需要使用時，偶爾有某些不方便，比起同類常備庫存的產品，要多跑流程填一堆單子，但終端客戶使用上還算滿意。
 
    上週某天突然接到倉管部門的電話，問我說這個合作廠商的專員，問我這次產品的採購，要求的規格跟以往不同，是內容物兩倍單價也兩倍的產品，我暫稱為產品B。疑？奇怪，每次的臨時採購單都是要經過我這個部門確認才會送出到倉管部門，我怎麼沒有任何有寫到產品B的印象啊？ 倉管部門在電話中要我重新提出新產品申請單，而且要上簽呈到整個採購部門總部，而且要簽呈核可了，倉管他們才能繼續跑往下的流程。到這裡，我整個聽得霧颯颯。

    隔了幾天，我親自跑到倉管部門去確認這件事，才整個了解。為什麼倉管部門看到明明是我們分公司完全沒有進貨過的產品B，只叫我另外寫簽呈核備，而不是依新產品要走新貨申請入庫流程進行？ 原來，這個月剛好倉管部門開始使用新格式的採購單，全新的產品用一種單，已經審核過的產品用另一種更簡化的申請表單。其次，我們另外一個分公司同時備有產品A與產品B在庫，雖然每個分公司都是完全獨立，如何管理都是各自分公司決定，但我們的倉管職員看到產品B以為只是因為這次採購較特殊，所以不是使用過去一直使用的產品A。會有這個差異，也是因為這次要出貨的客戶，在前面兩個階段，需要四倍然後二倍的產品A貨量，第三批後才是原本的貨量，送出這張單子的合作廠商的專員，也並不是使用一定要經過我們部門先審核的臨時採購單，他只是先送了一張估價單，上面貼了一張便利貼，便利貼上寫了這次採購，要用產品B，但這並不是經過我們部門審核的正式表單，想要趁機矇混過關。他是想要趁這次採購案經過第三方品質認證單位查核時，廠商看準了第三方品質認證單位只會查核是不是照規範來使用，使用的總數量正不正確，不會查核單位數量1的產品A或是單位數量2的產品B。
    等到第三方核准了這次採購，再順理成章提出產品B的採購單，到時就算我們部門發現，不合分公司採購流程不予同意時，頂多說寫錯了，或是說體諒客戶儲存空間，所以提出單位數高的產品B，等於是逼宮了。
    既然要耍這種小手段，那我只好直接抽單，改向另一家合作廠商進貨，並且全面逐漸改換這廠商的單，改用其他合作廠商的貨。
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